BIP Warsztaty Terapii Zajęciowej Piotrków Kujawski

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 130 000 ZŁOTYCH NETTO W WARSZTATACH TERAPII ZAJĘCIOWEJ PRZY URZĘDZIE MIASTA I GMINY W PIOTRKOWIE KUJAWSKIM

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.), tj. zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł netto.

2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad zgodnych z Ustawą o finansach publicznych (t.j. Dz.U.2019 r. poz. 869 z późn. zm.).:

   1. zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości postępowania,

   2. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

3. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialny jest kierownik zamawiającego.

4. Kierownik zamawiającego może na piśmie powierzyć wykonanie zastrzeżonych dla niego czynności pracownikom zamawiającego.

5. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiadają pracownicy zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.

6. Kompletna dokumentacja związana z przeprowadzeniem procedur określonych
   w niniejszym Regulaminie, w szczególności: zapytanie ofertowe wraz
   z potwierdzeniem jego wysłania, lub umieszczenia na stronie internetowej, oferty, wydruki ze stron internetowych, notatki, zlecenia, umowę z Wykonawcą, faktury, rachunki, oraz wszelka korespondencja prowadzona z Wykonawcą przechowywana jest w WTZ.

7. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszego Regulaminu a wytycznymi, zastosowanie znajdują postanowienia wytycznych.

§ 2

Słownik

1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

   1. zamówieniu – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych;

   2. wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością;

   3. dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację;

   4. usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, które nie są robotami budowlanymi lub dostawami;

   5. robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych;

   6. wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

   7. zamawiającym – należy przez to rozumieć Warsztaty Terapii Zajęciowej przy Urzędzie Miasta i Gminy w Piotrkowie Kujawskim z siedziba w Nowej Wsi;

   8. kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Kierownika WTZ

   9. regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto;

   10. umowie – należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane miedzy zamawiającym a wykonawcą, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

§ 3

Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia szacuje się z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

   1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,

   2. czy wydatek ma pokrycie w planie finansowym.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług.

3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, przy zastosowaniu co najmniej jednej
   z następujących metod:

1. analizy cen rynkowych (katalogów, cenników, folderów, stron internetowych oraz informacji uzyskanych w wyniku przeprowadzonych rozmów telefonicznych w sprawie obowiązujących cen),

2. analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego,

3. analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia (ceny z poprzedniego roku), z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi (np. w formie kosztorysu inwestorskiego).

5. Ustalenie wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielnie zamówienia.

6. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

7. Przy zamówieniach powyżej 50 000 złotych netto ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować.

8. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, o którym mowa w pkt 7 są w szczególności:

1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców – pisemne lub telefoniczne (w przypadku odpowiedzi telefonicznej pracownik merytoryczny sporządza notatkę służbową),

2. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),

3. katalogi, cenniki, foldery dokumentujące aktualne ceny usług i towarów,

4. kopie ofert lub umów z innych postępowaniach (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia,

5. kosztorys inwestorski lub inne zestawienie rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi,

§ 4

Progi udzielania zamówień

1. Zamówienia realizowane w jednostce udzielane są na podstawie procedur określonych
   w niniejszym Regulaminie.

2. Procedury udzielania zamówień obejmuje:

1. zamówienia o wartości od 20 000 zł netto do 50 000 zł netto,

2. zamówienia o wartości od 50 000 zł netto do 130 000 zł netto.

   a.3 Zasad wynikających z niniejszego regulaminu nie stosuje się do postępowań o wartości poniżej 20 000zł netto.

§ 5

Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia o wartości od 20 000 zł netto do 50 000 zł netto

1. Zamówienia, których wartość szacunkowa wynosi od 20 000 złotych netto do 50 000 złotych netto są dokonywane, zgodnie z zapewnieniem bezstronności, obiektywnej analizy rynku w celu wyboru najkorzystniejszej oferty do realizacji przedmiotu zamówienia oraz z zachowaniem właściwej gospodarności finansami publicznymi.

2. Zamówienia o wartości powyżej 20 000 złotych netto do 50 000 złotych netto udzielane są poprzez wybór najkorzystniejszej oferty dostępnej na rynku.

3. Udzielenie zamówienia poprzez wybór najkorzystniejszej oferty na rynku poprzedza rozeznanie rynku, które może być przeprowadzone telefonicznie, pisemnie, drogą elektroniczną oraz poprzez analizę ofert publikowanych na stronach internetowych.

4. Zamówienia o wartości od 20 000 złotych netto do 50 000 złotych netto mogą być realizowane po negocjacjach z jednym wykonawcą.

5. Podstawą udokumentowania zamówienia jest umowa z wykonawcą w formie pisemnej oraz faktura lub rachunek.

6. Kierownik zamawiający dokonujący zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa jest większa lub równa kwocie 20 000 zł netto, ale nie przekracza kwoty 50 000 złotych netto może stosować zapisy niniejszego regulaminu wraz z załącznikami obowiązujące przy zamówieniach publicznych o wartości powyżej 50 000 złotych netto jeśli uzna, że należy je zastosować.

§ 6

Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia o wartości od 50 000 złotych netto do 130 000 złotych netto.

1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego od 50 000 złotych netto do 130 000 złotych netto polega na skierowaniu pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców prowadzących działalność związaną z przedmiotem zamówienia, z wyłączeniem przypadków kiedy dane zamówienie może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę na lokalnym rynku. Wzór zapytania ofertowego, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

2. W uzasadnionych przypadkach, gdy brak jest znanych podmiotów spełniających kryteria zapytania ofertowego lub zachodzi możliwość poprawy warunków konkurencji wykonawców, dopuszcza się możliwość zamieszczenia ogłoszenia na BIP.

3. Oferty powinny być złożone pisemnie w terminie i miejscu określonym w zapytaniu ofertowym.

4. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy złożą ofertę w następstwie przesłania lub doręczenia im przez zamawiającego zapytania ofertowego.

5. Termin do składania ofert nie może być krótszy niż 5 dni liczony od daty rozesłania zapytania ofertowego.

6. Zamawiający może dokonać zmiany treści zapytania ofertowego po jego przekazaniu do wykonawców, przedłużając jednocześnie termin składania ofert.

7. Postępowanie jest ważne, jeżeli złożono co najmniej jedną ważną ofertę.

8. Kierownik zamawiającego powołuje komisję w składzie minimum trzy osobowym do spraw oceny złożonych ofert w trybie zapytania ofertowego dla zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 130 000 złotych netto.

9. Otwarcie ofert jest jawne.

10. Z otwarcia ofert sporządza się protokół. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

11. Oferta nieodpowiadająca treści zapytania ofertowego nie będzie uwzględniania przy ocenie ofert.

12. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

13. Zamawiający dokona wyboru oferty na podstawie kryteriów wskazanych w zapytaniu ofertowym.

14. Kryteriami wyboru najkorzystniejszej oferty/wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty,
    w szczególności:

    1. jakość, funkcjonalność;

    2. parametry techniczne;

    3. aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne;

    4. kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób kierowanych do realizacji zamówienia o ile mogą mieć znaczący wpływ na jakość nabywanego świadczenia.

    5. termin wykonania zamówienia

    6. możliwość usuwania usterek, warunki gwarancji, rękojmi

15. Dopuszcza się możliwość negocjacji złożonych ofert, w tym z jednym wykonawcą.

16. W przypadku uzyskania dwóch lub więcej identycznych ofert kontrahenci zostaną zaproszeni do dodatkowych negocjacji z czego należy sporządzić odpowiednią notatkę.

17. Na podstawie sporządzonego protokołu z otwarcia ofert i przeprowadzonego rozpoznania komisja wskazuje wykonawcę, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia.

18. Z przeprowadzonych czynności sporządza się protokół, którego wzór stanowi załącznik
    nr 3do niniejszego Regulaminu. Protokół ten zatwierdza Kierownik Zamawiającego.

19. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

20. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnia prowadzonego postępowania
    w szczególności w przypadku gdy: nie złożono żadnej oferty spełniającej wymagania w postępowaniu, cena najkorzystniejsza oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, najniższa oferta pomimo należytego oszacowania wartości szacunkowej przekracza wartość netto 130 000 zł, wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć lub postępowanie jest obarczone niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

21. Zamawiający informuje wszystkich składających oferty o wyniku przeprowadzonego postępowania. Powiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu może nastąpić w formie pisemnej, osobiście w siedzibie Zamawiającego lub drogą elektroniczną.

22. Podstawą udokumentowania zamówienia jest umowa o zamówienie publiczne zawarta
    w formie pisemnej.

23. Dopuszcza się wprowadzenie zmian do przygotowanego projektu umowy w uzgodnieniu z wykonawcą. Zmiany nie mogą dotyczyć ceny oferty lub innych kryteriów, które miały wpływ na wybór oferty.

24. Umowę sporządza się trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a dwa dla zamawiającego.

§ 7

Przepisy szczególne

1. W uzasadnionych przypadkach Kierownik zamawiającego może odstąpić od procedur opisanych w niniejszym regulaminie.

2. Przypadki, o których mowa w ust. 1 mogą obejmować w szczególności:

   1. konieczność usunięcia awarii (np.: urządzeń technicznych, infrastruktury technicznej, instalacji),

   2. skutki zdarzeń losowych, sytuacji kryzysowych

   3. wyjątkową sytuację, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, która wymaga natychmiastowego wykonania zamówienia,

   4. ze względu na szczególny charakter zamówienia (realizacja zamówienia może nastąpić wyłącznie przez jednego wykonawcę) i uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy. Wyłączenie może być zastosowane, o ile nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia,

   5. zamówienia mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,

   6. występują inne przyczyny takie jak np. ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze, techniczne lub społeczne powodujące, że w danych okolicznościach zamówienie może realizować jeden wykonawca,

   7. udzielania zamówienia publicznego w zakresie obsługi prawnej,

   8. udzielania zamówienia związanego z przedłużeniem dostępu lub aktualizacji systemów operacyjnych , programów i licencji wykorzystywanych do spełniania zadań własnych.

3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 2, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu.

4. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 2, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 8

Postanowienia końcowe

1. Załączniki do Regulaminu:

    

   1. Załącznik nr 1- Zapytanie ofertowe

   2. Załącznik nr2 – Protokół z otwarcia ofert prowadzonego postępowania
      o udzielenie zamówienia publicznego o wartości netto nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto

   3. Załącznik Nr 3 - Protokół z postępowania o zamówienie publiczne o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto

2. Załączniki do Regulaminu są wzorami, które mogą ulec modyfikacji. Dopuszcza się zmianę lub rozszerzenie zawartości załączników o dodatkowe elementy.

3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa.